Obowiązki przedsiębiorcy w toku kontroli podatkowej
Rzetelnie przeprowadzona kontrola nie zawsze musi skutkować nałożeniem kar czy nawet odebraniem zezwoleń. Jej celem powinna być przede wszystkim jasna informacja dla przedsiębiorcy co należy zweryfikować i poprawić, aby prowadzić działalność zgodnie z przepisami. Niemniej przeprowadzenie rzetelnej kontroli wymaga współpracy ze strony przedsiębiorcy, który zobowiązany jest do określonych działań przez cały czas jej trwania.
Rola podmiotu kontrolowanego podczas kontroli
Podmiot kontrolowany zobowiązany jest przede wszystkim do zapewnienia warunków do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Dotyczy to w szczególności obowiązku niezwłocznego przedłożenia na żądanie organu wszelkich dokumentów, ksiąg finansowych czy nośników informacji, a także udostępnienia miejsca dla inspektorów oraz:
- przedstawienia, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw, które są przedmiotem kontroli;
- przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągów z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisanych w postaci elektronicznej;
- umożliwienia utrwalania na nośnikach stanu faktycznego;
- posiadania wyposażenia zgodnego z przepisami BHP;
- udzielenia wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.
Wartym dodania jest fakt, iż powyższych czynności kontrolowany dokonuje na własny koszt.
Dlaczego dokumentacja w języku polskim?
Tłumaczenie dokumentów jest obowiązkiem kontrolowanego w szczególności, gdy mogą mieć istotny wpływ na sprawę. Orzecznictwo w tym zakresie wskazuje bowiem, że obcojęzyczne dokumenty, bez ich urzędowego (przysięgłego) przetłumaczenia na język polski, nie mogą być uznane za dowód w sprawie, gdyż posługiwanie się nimi w postępowaniu prowadzonym przez organ podatkowy jest sprzeczne z konstytucyjną zasadą, że językiem urzędowym w Rzeczypospolitej Polskiej jest język polski.
Utrwalanie stanu faktycznego
Kontrolowany ma obowiązek umożliwić nieodpłatnie: filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli.
Posiadanie wyposażenia- zgodność z przepisami BHP
Kontrolujący są uprawnieni do wstępu na teren jednostki kontrolowanej oraz poruszania się po nim. Kontrolujący nie podlegają wówczas obowiązkowi rewizji, ale podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym w kontrolowanej jednostce. Na tej podstawie należy stwierdzić, że kontrolujący, przemieszczając się po zakładzie kontrolowanego, muszą być wyposażeni i zabezpieczeni zgodnie z przepisami BHP i to obowiązkiem podatnika jest zapewnienie odpowiednich środków ochrony, np. kasków lub obuwia ochronnego.
Obowiązki podatnika podczas kontroli podatkowej są tym samym ściśle związane z prawami, jakie przysługują kontrolującym. Kontrolowany powinien jednak pamiętać, że organ podatkowy ma obowiązek każde swoje żądanie przedstawić na piśmie (także żądanie telefoniczne, na życzenie podatnika), jak również zapewnić podatnikowi odpowiedni czas na sporządzenie odpowiedzi.
Udzielanie wyjaśnień i skutki zaniechania obowiązków
Kontrolowany ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić organowi warunki do pracy, w tym, jeśli to możliwe, udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.
W przypadku niewywiązywania się przez kontrolowanego ze swoich obowiązków, organowi podatkowemu przysługuje prawo zastosowania określonych instrumentów prawnych. Po pierwsze, kontrolowany może spotkać się z sankcją ze strony kontrolujących w postaci kary za utrudnianie przeprowadzania czynności, przewidzianej przez Kodeks karny skarbowy (art. 83 k.k.s.) bądź odpowiedzialnością porządkową przewidzianą w rozdziale 22 Ordynacji podatkowej. Nie zmienia to faktu, że przykładowo niedostarczenie dokumentów w związku z konkretnym wezwaniem nie oznacza, że na żadnym etapie postępowania strona nie może już powoływać się na dowody, które mogą mieć znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego sprawy.